Правила менеджера АЦ

Личное знакомство с командой проекта

При назначении на проект обязательно лично познакомьтесь с участниками проекта и уточните, кто за что отвечает.

Реакция на сообщения в чате

Если вас отметили в чате (тегнули), необходимо сразу отреагировать на сообщение и ответить (максимум в течение 15 минут). Если вы по каким-то причинам не можете приступить к задаче незамедлительно, то необходимо проинформировать об этом постановщика задачи. А также всегда уточняйте сроки выполнения поставленной задачи! Исходя из сроков получится выставить приоритетность по задачам. На связи необходимо быть с 9 до 20 часов.

Знакомство со структурой компании

Структура компании

Использование чатов

Не используйте личные сообщения для рабочих вопросов. Общайтесь исключительно в проектном чате или в чате для вопросов и ответов. Это удобно для всех. При личном обсуждении не видны вопросы возникающие, решения для них, а также процесс работы. Пропадает прозрачность!

Личные переписки исключить, в том числе с заказчиком.

Разъяснение задач

Если не понимаете поставленную задачу обязательно уточните у руководителя проекта (РП) или Старшего менеджера на проекте (при наличии). Игнорирование задачи не выход!!!

Задачи условно делим на два вида:

• Не понимаю, что нужно сделать? (за разъяснениями точно к РП или к АЦ, который с вами на проекте)

• Не понимаю, как нужно сделать? (ответ на этот вопрос можно найти, задав его в чате “Вопросы/Ответы”)

Организация папки проекта

После того как Вас подключили к проекту, необходимо создать папку на Google Drive с названием проекта и номером заказа (при наличии) и пополнять материалами, как только они появляются.

Название папки проекта ВСЕГДА = НАЗВАНИЮ МЕРОПРИЯТИЯ И НОМЕРУ ЗАКАЗА

Что может включать папка проекта:

• Документы по ПДн

• Аккредитационная политика (при наличии)

• Шаблон доверенности/расписки/согласия на месте

• Макеты согласованных бейджей

• Макеты страниц и писем

• ТЗ к проекту с полями и описанием

• Папка со скринами (скриншот необходимо делать каждой ссылки, кабинета, которые были реализованы на проекте)

• Папка для фото (которые делаются в период работы над проектом и в период самого проведения мероприятия)

• Тексты писем и/или смс-рассылок

• Инструкции по работе с кабинетом/кабинетами, с админкой.

• Инструкции для временного персонала

• Схемы застройки, самого мероприятия

Другие документы, с которыми в процессе работы над проектом приходилось пользоваться/работать.

Изучение материалов

После добавления в чат проекта у вас уже есть инструменты для ознакомления с проектом (до появления конкретной задачи).

Задачи условно делим на два вида:

• Изучите сайт мероприятия и соберите минимальную информацию, отвечающую на следующие вопросы: О чем мероприятие? Кто его организует? Когда оно проводится? Где оно будет проходить?

• Изучите историю чата и имеющуюся в ней информацию.

Обратите внимание! Только после изучения данных материалов можно собрать вопросы и направить их РП.

Настройки Telegram / Whatsapp

• Не скрывать номер телефона

• Не скрывать время активности

• Имя и Фамилию писать полностью (не просто имя)

• Никнейм установить сразу в формате имя_ac / фамилия_ac

Настройки почты

• Корпоративная почта на домене accreditation.ru / reg.events работает на mail.ru

• На аккаунте должны быть установлены:

• Имя отправителя в формате:

Имя Фамилия // Аккредитационный центр	Name Surname // Accreditation center

• Подпись отправителя (сразу после ответа - в настройках).

-- С уважением, Имя Фамилия Должность Аккредитационный центр E-mail: [email protected] | Мобильный: [phone]	-- Kind regards, Name Surname Position Accreditation center Phone: [phone] E-mail: [email protected]​

Запрет на обмен данными через мессенджеры

Не запрашивайте и не отправляйте данные через мессенджеры. Используйте для этого другие, более безопасные каналы. Даже если организатор просит что-то направить в телеграмм.

Любой документ, который содержит в себе персональные данные должен отправляться запароленным архивом по почте. Пароль от архива в мессенджере. Также запрещено отправлять пароль и архив по одному каналу связи!

Связь и мобильность

Необходимо всегда быть на связи, в особенности накануне проекта. Ноутбук и рабочий телефон - это главные инструменты, их необходимо брать с собой даже когда вы на проекте в роли супервайзера!

Открытие ГЛК - это равно

• Открыли кабинет;

• Связались сразу с контактным лицом;

• Убедились, что доступ получен, ссылка открывается и работает;

• При необходимости отправили доступ со своей почты.

Регламент проведения еженедельных встреч - 60 минут

1. 15 минут — Отчет-презентация по прошедшему мероприятию. Рассказать, что было сделано на проекте, какие задачи выполнялись, интересный опыт, который может войти в базу знаний. Отчет будет готовиться одним-двумя менеджерами по их проектам.

Конкретные выступающие будут выбраны и объявлены в чате не позднее четверга, чтобы подготовить материалы к следующей встрече.

1. 15 минут — Презентация-обучение на заранее выбранную тему (предложения по темам можно оставлять в чате). Речь идет о внутренних процессах или услугах, с которыми вы не так подробно знакомы (например, работа колл-центра, проверка данных, прием платежей и т. д.).

Тему будем выбирать с помощью открытого опроса. Ответственный менеджер также будет назначен не позднее четверга для подготовки.

1. 15 минут — Свободное время для обсуждения проблем и сложностей по завершенным проектам. Если у вас есть темы для обсуждения или хотите поделиться замеченными проблемными точками — это время для конструктивного обмена опытом.

2. 15 минут — План работ на предстоящую неделю по задачам на ваших проектах, краткое изложение вопросов или сложностей. План должен быть готов у всех участников (даже если он краткий и состоит из небольшого количества пунктов). На встрече мы выберем несколько человек, которые поделятся своими планами для общего обсуждения. План может быть представлен как чек-лист, график по дням с задачами или список в формате Word.

День проектных “тет а тет”

Цель: Понять статус проекта, выявить проблемные точки, разобраться с какой-то механикой, помочь с планированием, обсудить риски и ресурсы, ответить на вопросы друг друга.

🔍 Фокусные темы для обсуждения (30 минут)

1. Текущий статус проекта

• Что было сделано с последней встречи? (для первой, просто что сделано)

• Насколько всё идёт по плану?

1. Сложности

• Есть ли внешние/внутренние зависимости (то из-за чего подвисли)?

1. Ресурсы и поддержка

• Чем я могу помочь?

1. Ближайшие шаги

• Какие задачи в фокусе на этой/следующей неделе?

• Что важно закрыть в первую очередь?

1. Риски

• Есть ли риск не уложиться в срок?

• Что может пойти не так, если не отреагировать сейчас?

1. Синхронизация с другими проектами/людьми

• Есть ли пересечения?

• Всё ли в порядке с коммуникацией внутри команды?

1. Качество и результат

• Удовлетворяет ли промежуточный результат тебя?

• Есть ли ощущение, что “делается правильно”?

1. Обратная связь

Как ставить задачи корректно? (сотруднику другого отдела или коллеге по проекту

1. Почему важно ставить задачи конкретно?

Когда задача адресована конкретному человеку или группе с четким распределением обязанностей, вероятность её выполнения значительно возрастает. Размытость приводит к потере времени и ответственности, а результат зачастую нулевой.

1. Как правильно ставить задачу?

• Необходимо определить исполнителя: задача должна быть назначена одному конкретному человеку. Если задача разбита, то вашей задачей становится ее разбить и каждому четко расписать:

  • Кто и что делает.

  • В какие сроки.

• Укажите сроки (дедлайн): всегда прописывайте точное время завершения задачи, особенно если сроки горящие. Если задача срочная маркируйте ее именно так “СРОЧНО”, но при этом помните, что все задачи не могут быть СРОЧНЫМИ, есть в них определенная градация, поэтому данным ярлыком не разбрасываться.

1. Чем грозит некорректная постановка задачи?

Неясные формулировки или отсутствие сроков увеличивают риск:

• Несвоевременного выполнения.

• Разногласий внутри команды.

• Потери качества результата.

1. Примеры:

Задача: Подготовить ТЗ на операторскую учетку (отмечены два сотрудника).

• Что не так: Исполнителем указаны 2 сотрудника, сроки не обозначены, границы каждого сотрудника не установлены и соответственно ответственность за результат.

• Как исправить?: объективно, данная задача не требует времени двух сотрудников (убрать тег с одного сотрудника), если подразумевается, что один делает, другой наблюдает и учится - это должно быть обозначено, Установить сроки - “Подготовить ТЗ на операторскую учетку. Срок: сегодня до 17:00”.

Задача: Подготовить ТЗ на операторскую учетку (отмечен один сотрудник).

• Что не так: сроки не обозначены.

• Как исправить?: Установить сроки - “Подготовить ТЗ на операторскую учетку. Срок: сегодня до 17:00”.

Задача: Подготовить ТЗ на операторскую учетку (отмечен один сотрудник); Подготовить ТЗ на СКУД (отмечен тот же сотрудник); Подготовить ТЗ на учетку организаторов (отмечен тот же сотрудник); Подготовить регламент (отмечен тот же сотрудник).

• Что не так: задачи навалены в кучу, сроки не обозначены, приоритет не выставлен.

• Как исправить?: Установить приоритет (можно пронумеровать в порядке срочности/важности/необходимости выполнения); к каждой задаче прописать сроки выполнения (это расставит приоритет в том числе).

Задача: Подготовить ТЗ на операторскую учетку СРОЧНО (отмечен один сотрудник); Подготовить ТЗ на СКУД СРОЧНО (отмечен тот же сотрудник); Подготовить ТЗ на учетку организаторов СРОЧНО (отмечен тот же сотрудник); Подготовить регламент СРОЧНО (отмечен тот же сотрудник).

• Что не так: задачи навалены в кучу, все задачи промаркированы как СРОЧНЫЕ, но при этом реальные сроки не обозначены, приоритет не выставлен, и если сотрудник сам примет решение какая из СРОЧНЫХ задач срочнее - он с вероятностью на 70-80 процентов прогадает.

• Как исправить?: Установить приоритет (можно пронумеровать в порядке срочности/важности/необходимости выполнения); Обозначить действительно срочную задачу маркером срочный, К каждой задаче прописать сроки выполнения (это расставит приоритет в том числе). При маркировке всех задач СРОЧНЫМИ - смысл маркера в целом теряется, в таком случае стоит отказаться от такого маркера и просто прописать задачи со сроками, исполнителями и в порядке выполнения - это поможет избежать путаницы.

Предоставление метрик по проекту в чат проекта регламентно 19:00 каждого дня на протяжении всего проекта.

1. Базовые триггерные метрики по проекту

• ТЗ получено: Да/Нет

• Макеты подготовлены: Да/Нет

• Документы подготовлены: Да/Нет

• Регистрации настроена: Да/Нет

• ГЛК настроено: Да/Нет

• ЛЛК настроено: Да/Нет

• Регистрация запущена: Да/Нет

• ГЛК запущено: Да/Нет

• ЛЛК запущено: Да/Нет

• Проверка запущена: Да/Нет

• Итоговая выгрузка (отчет) подготовлена: Да/Нет

1. Метрики по обращениям (почта, колл-центр)

• Обращений на почту (всего): X

• Обращений в колл-центр (если применимо, телефон, тг) (всего): X

1. Метрики по регистрациям и проверкам

• Регистраций (всего): X

• Проверено данных (если применимо): X

• Проверено фото (если применимо): Х

• Проверено ФСО (если применимо): Х

1. Метрики по платежам (если есть приём оплат)

• Оплативших (всего): X

  • ЮЛ: Х

  • ФЛ: Х

• Не оплативших (всего): X

  • ЮЛ: Х

  • ФЛ: Х

1. Метрики по площадке

• Сколько получено расходников (отдельными пунктами, ленты, карманы, карты, бланки, раздатка) (всего): X

• Сколько осталось расходников (отдельными пунктами, ленты, карманы, карты, бланки, раздатка) (всего): X

Подготовка отчета по итогам проекта

• Срок подготовки отчета по итогам проекта - 4 рабочих дня, иное оговаривается с руководителем;

• Формат отчета указан тут: Шаблон отчета

• Отправлять отчет необходимо на почту [email protected]